هوش تجاری یا BI چیست؟ | هوش تجاری به زبان ساده

نرم افزارهای عملیاتی شما مانند نرم افزار CRM، مالی، فروش، حسابداری و … داده‌ها و گزارشات بسیاری تولید می‌کنند که بسیار پراکنده و نامنسجم هستند. هوش تجاری مجموعه ای از ابزارها و متدولوژی‌هاست که این اعداد و ارقام را از نرم افزارهای عملیاتی جمع آوری و یکپارچه سازی کرده و به صورت گزارش، داشبورد، چارت و نقشه  به صورت بصری و قابل درک برای مدیران به نمایش درمی‌آورد. از مجموع این اطلاعات در انتها یک گزارش تهیه می‌شود که به مدیر و تصمیم گیرنده نهایی در سازمان شما تحویل داده می‌شود. به این گزارش داشبورد مدیریتی می‌گویند.

در واقع هوش تجاری به شما به عنوان یک مدیر کمک می‌کند متوجه شوید که چه عواملی در موفقیت یا شکست پروژه‌هایتان موثر است. چنین گزارشاتی به شما کمک می‌کنند که بدانید کدام بخش از کسب و کارتان سود بیشتری دارد و نسبت درآمد کدام بخش به هزینه‌هایتان کمتر است تا در نهایت بتوانید میزان فروش و سود خود را افزایش دهید.

فرض کنید شما مدیر یک کسب و کار بزرگ هستید و محصولات زیادی برای فروش دارید. سازمان شما بخش‌های بسیار زیاد و متنوعی دارد که برای راهبری همه آن‌ها، شما به عنوان یک مدیر نیاز دارید تا از وضعیت هر لحظه هرکدام گزارشات قابل اطمینان داشته باشید.

برای مثال نیاز دارید بدانید که واحد فروش به چه صورت عمل می‌کند و یا وضعیت کالاهای موجود در انبار چگونه است. اگر کسب و کارتان در محدوده جغرافیای وسیعی فعالیت می‌کند لازم است بدانید که عملکرد هر کدام از واحدها در استان‌های مختلف به چه صورت بوده است و یا وضعیت توزیع کالا در سراسر کشور چطور بوده است.

از طرفی میخواهید هر بخش سازمان یا شعبه کسب وکارتان فقط به اطلاعات و گزارشات همان بخش دسترسی داشته باشد. قطعا ذهن هیچ مدیری تونایی نگهداری تمام این اطلاعات و اعداد و ارقام را ندارد و نیاز به یک پلتفرم واحد است تا این داده‌ها را یکپارچه سازی کند و با حفظ سطح دسترسی در اختیار مدیران میانی و ارشد قرار دهد. چنین چیزی با پلتفرم هوش تجاری امکان پذیر می‌گردد.

حالا تصور کنید که می‌خواهید برای حال و یا آینده سازمان تصمیمات استراتژیک بگیرید. نیاز به داشتن دید جامع و ۳۶۰ درجه از کسب و کارتان دارید تا ریسک تصمیم گیری را به حداقل رسانده و بهترین تصمیم ممکن را اتخاذ کنید. در واقع پلتفرم هوش تجاری پس از طی کردن تمامی مراحل گفته شده یک داشبورد مدیریتی در اختیار شما قرار می‌دهد تا هر لحظه که نیاز به گزارش گیری در هر موردی داشتید به آن مراجعه کنید.

گزارش گیری از داده‌های بخش‌های مختلف سازمانتان دشوار و زمان بر است چون داده‌ها با فرمت‌های متفاوتی در نرم افزارهای مختلفی پخش شده اند. گزارش گیری به روش سنتی ممکن است از چند روز تا چند هفته طول بکشد. با هوش تجاری تمام داده‌ها به صورت یکپارچه در یک پلتفرم قرار دارند و در عرض چند ثانیه فقط با چند کلیک در اختیار شما هستند. مطرح ترین شرکت‌های دنیا نیز مانند نوکیا، تویوتا، hp، هنکل، adobe و … از هوش تجاری استفاده می‌کنند. شرکت کوکا کولا نیز با استفاده از هوش تجاری به جای گزارش گیری سنتی، سالانه ۲۶۰ ساعت زمان صرفه جویی می‌کند.

در روش گزارش گیری سنتی هنگامی که شما به عنوان یک مدیر به گزارش یک بخش نیاز دارید، کاربر سیستم در آن بخش باید داده‌ها را به صورت دستی وارد یک فایل اکسل کند. احتمال بروز خطا در گزارشات در چنین حالتی بسیار بالاست؛ در حالی که هوش تجاری با اتصال به نرم افزارهای بخش‌های مختلف سازمانتان،  تمام داده‌ها را در یک انبار داده جمع آوری کرده و از بروز چنین خطایی پیش گیری می‌کند و گزارشات یکپارچه، معتبر و قابل اطمینان در اختیار شما مدیران محترم قرار می‌دهد.

در گزارش گیری سنتی، گزارشات هر بخش به طور مجزا و از نرم افزار عملیاتی همان بخش تهیه می‌شود. در نتیجه احتمال وجود تناقض در گزارش‌های مدیران مختلف بالا است. برای درک بیشتر این موضوع تصور کنید که اختلاف ناچیزی در میزان فروش یک سالتان، بین گزارش شما و گزارش مدیر فروش وجود داشته باشد. یافتن دلیل این اختلاف بسیار زمان بر و دشوار است. اما با سیستم هوش تجاری طی فرآیندی تمام داده‌ها پاکسازی شده تا از وجود هرگونه تناقض و مغایرت در گزارشات جلوگیری شود. در نتیجه گزارشات تمام واحدهای سازمان با هم همخوانی دارند.

در سیستم هوش تجاری ، bi ، گزارشات به روز هستند و به طور منظم به روز رسانی می‌شوند در نتیجه شما هر لحظه به گزارشات آپدیت شده در یک پلتفرم دسترسی دارید. این بدین معناست که برای گزارش گیری نیازی به هیچ نرم افزار دیگری نخواهید داشت. هم چنین به علت تحت وب بودن سامانه هوش تجاری نمودار، شما محدود به حضور در محل شرکت نبوده و در هر زمان و هر مکان به گزارشات یکپارچه و داشبوردهای مدیریتی کسب و کارتان دسترسی دارید.

داده‌هایی که وارد هوش تجاری می‌شوند ابعاد متفاوتی دارند. با ثبت انواع داده‌های زمانی، مکانی، درآمد، هزینه‌ها، حاشیه سود و … می‌توانید عملکرد واقعی شرکت خود را با آنچه که تخمین زده اید مقایسه کرده و اختلاف این دو مقدار را بیابید. در نتیجه این کار بهره وری سازمانتان افزایش می‌یابد. در سال ۲۰۰۰ شرکت تویوتا با استفاده از هوش تجاری متوجه شد که هزینه ی حمل و نقلش دو برابر چیزی است که انتطار داشته و توانست با کاهش این هزینه، بهره وری سازمان خود را افزایش دهد.

برای پیاده سازی هوش تجاری در سازمان چهار مرحله ی کلیدی وجود دارد که در طی این فرایندها داده های خام تبدیل به بینش های ارزشمند و اجرایی برای کسب و کار خواهند شد. سه مورد اول که شامل جمع آوری ، تحلیل و مصورسازی می باشند زمینه را برای تصمیم گیری نهایی آماده می کنند. به زبان فنی ، داده های خام پس از جمع آوری از منابع مختلف ، پردازش و در انبار داده ذخیره خواهند شد. به این ترتیب کاربران می توانند به داده ها دسترسی داشته باشند و فرایند تجزیه و تحلیل را برای یافتن پاسخ های خود آغاز کنند.

همان طور که پیش تر اشاره شد ، قبل از استفاده از BI کسب و کارها مجبور بودند بسیاری از تحلیل های خود را به صورت دستی انجام دهند اما ابزارهای business intelligence بسیاری از این فرایندها را خودکار ساخته اند و در زمان و هزینه های سازمان صرفه جویی کرده اند.

همان طور که پیش تر توضیح داده شد ، هوش تجاری به شرکت ها کمک می کند تا با مصورسازی داده ها بتوانند تصمیمات هوشمندانه تری بگیرند. به طور خلاصه بهره گیری از هوش تجاری مزیت های زیر را داراست :

• افزایش سودآوری
• شناسایی و تحلیل رقبا
• تحلیل رفتار مشتریان
• رصد عملکردها
• افزایش بهره وری
• شناسایی روندهای بازار
• شناسایی موانع و گلوگاه ها

برای آگاهی بیشتر از ترندهای روز هوش تجاری به معرفی برخی از مهم ترین آن ها خواهیم پرداخت:

هوش مصنوعی :

گزارش گارتنر نشان می دهد که هوش مصنوعی و یادگیری ماشین بسیاری از عملیاتی که قبلا توسط هوش انسانی پیاده می شد ، انجام می دهند.  این قابلیت برای دستیابی به تحلیل های در لحظه و گزارش گیری بر روی داشبوردها مورد استفاده قرار می گیرد.

هوش تجاری اشتراکی :

نرم افزار BI ، در ترکیب با ابزارهای دیگری مانند شبکه های اجتماعی و دیگر تکنولوژی های به روز ، اشتراک بینش ها را میان اعضای تیم ها تسهیل و تصمیم گیری به صورت اشتراکی را ممکن ساخته است.

هوش تجاری نفهته :

هوش تجاری نهفته امکان ادغام نرم افزار هوش تجاری یا برخی ویژگی های آن را با دیگر نرم افزارهای کاربردی خواهد داد. این قابلیت سبب ارتقا و بهبود عملکردهای گزارش گیری می گردد.

تحلیل های ابری :

برنامه های کاربردی هوش تجاری در فضای ابری ارائه خواهند شد و کسب و کارهای بیشتری به این سمت سوق خواهند یافت. طبق پیش بینی ها ظرف چند سال هزینه های تحلیل ابری ۴.۵ برابر رشد خواهد داشت.

در دنیای کنونی که رقابت میان کسب و کارها بسیار شدید است، هر مدیری به دنبال کسب مزیت رقابتی برای سازمان و یا دپارتمان خود می‌گردد تا دید بهتری از جایگاه خود در این رقابت داشته باشد. هوش تجاری (Business Intelligence) می‌تواند به عنوان یک گزینه مناسب در نظر گرفته شود تا با بهینه سازی فرآیندهای سازمان، به شما در مسیر رشد کسب و کارتان یاری برساند.

هوشمند تجارت نمودار با ۶ سال سابقه تخصصی و موفق در این حوزه میتواند راهنما و همراه شما در این مسیر باشد.