داشبورد مدیریتی چیست و چه ویژگی هایی دارد؟
داشبورد مدیریتی شما یک پورتال شخصی‌سازی‌شده است که یک نمای کلی از وضعیت کسبوکار یا پروژه را نشان میدهد. از جمله مواردی که می‌توانید در داشبوردهای مدیریتی مشاهده کنید عبارت هستند از:
- فهرستی از فروش‌های اخیر به همراه اطلاعاتی درباره بودجه کل پروژه، نام مشتری و تاریخ‌های مرتبط.
- فهرستی از پروژه‌های جاری با ساعات یا بودجه باقی‌مانده و همچنین پروژه‌هایی که موعد مقرر دارند.
- فهرستی از اعضای تیم به همراه عملکرد آنها
- تقویمی که زمان‌های دردسترس‌بودن اعضای تیم را نشان میدهد.
- نمودار گرافیکی که نشان میدهد کدام پروژه بیشترین سودآوری را دارد یا نتیجه جدیدترین ارزیابی‌های سطح شرکت چیست.
در واقع داشبورد مدیریتی مشابه داشبورد هواپیما است که شامل مجموعه‌ای از معیارها مانند سرعت و سطح سوخت است و به خلبان اجازه میدهد بدون اینکه چشم از مسیر خود بردارد تصمیمات سریع بگیرد. مدیران کسبوکار نیز با داشتن داشبورد مدیریتی که شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) سازمان را نشان می‌دهند، مسیر پیشروی سازمان خود را میبینند و کسبوکارشان را با داشتن اطلاعات کافی راهبری میکنند؛ بنابراین داشبوردهای مدیریتی به صورتی طراحی می‌شوند که مدیر در یک نگاه بیشترین اطلاعات را دریافت کند؛ این امر، گام مهمی در جهت داده‌محور شدن سازمان است.
انواع داشبوردهای مدیریتی تخصصی نمودار
داشبورد مدیریتی مشابه داشبورد کابین خلبان است.
انواع داشبوردهای مدیریتی
برخی از داشبوردها شامل عناصر گرافیکی، برخی دیگر دارای جداول و داده‌ها و برخی دیگر متمرکز بر نشانگرهای وضعیت هستند (البته برخی ترکیبی از هر سه هستند.) به‌طورکلی و فارغ از ظاهر، هر داشبورد اطلاعاتی، مبتنی بر داده‌هایی است که مدیریت سازمان برای تصمیم‌گیری به آنها نیاز دارد؛ به همین دلیل به آن، داشبورد استراتژیک نیز می‌گویند. در این داشبوردها توسط اطلاعات بلادرنگ (real-time data) تغذیه می‌شوند. در نتیجه مدیران می‌توانند فرصت‌ها یا نقاط قابل‌بهبود کسبوکار را شناسایی کنند.
در کل سه نوع داشبورد مدیریتی داریم که در ادامه به اختصار درباره هر کدام توضیح می‌دهیم. البته در مقاله دیگری مفصلا با ذکر مثال درباره « انواع داشبوردهای مدیریتی » برایتان توضیح داده‌ایم. همانطور که از مورد اول (داشبورد استراتژیک) به سمت مورد سوم (داشبورد عملیاتی) می‌رویم، در جزییات تصمیم‌گیری‌ها ریزتر می‌شویم و از نگاه استراتژیک و کل نگر به تحلیل داده‌های روزانه و جزئی می‌رسیم:
داشبورد مدیریتی استراتژیک
این داشبوردها، ابزاری برای کمک به مدیران هستند تا بتوانند وضعیت عملیاتی شرکت را به سرعت و به طور دقیق بررسی کنند. این اطلاعات به مدیران کمک میکند تا تصمیمات سریع و آگاهانه‌ای بگیرند، اهداف استراتژیک را تعیین کنند و دپارتمان‌های مختلف سازمان را در یک مسیر حرکت دهند. این داشبوردها گذشته محور هستند و نیازی به دیتای لحظه‌ای ندارند.
داشبورد تحلیلی مدیریتی
این داشبوردها، جزییات بیشتری را در اختیارتان قرار می‌دهند تا بتوانید در هر قسمت ریز شوید (Drill Down) و علت و دلایل اتفاقات را هم ببینید. مثلا ببینید که چرا فروش کم یا زیاد شده؟ یا چرا زمان تحویل سفارشات طولانی شده است؟ این گزارشات اطلاعاتی ویژه مدیران میان رده سازمان هستند که باید با پیدا کردن مشکلات، برای حل آنها چاره بیاندیشند.
داشبورد مدیلیتی عملیاتی
در این داشبورد اطلاعاتی بر خلاف دو مورد قبلی، با دیتای لحظه‌ای و real time سر و کار داریم که به درد رصد پیشرفت و خروجی‌های روزانه می‌خورد.
۶ دلیل که شما به داشبورد مدیریتی نیاز دارید
به گزارش مجله کسبوکار هاروارد، مدیران تقریباً نیمی (۴۶%) از زمان خود را صرف بررسی اطلاعات و تصمیم‌گیری استراتژیک میکنند و همانطور که می‌دانیم، پردازش سریع و دقیق داده ها، لازمه تصمیم گیری است. به همین دلیل، مدیران همواره به دنبال ابزارهای گزارش‌دهی و تجزیهوتحلیل داده‌ها هستند. پیشنهاد ما برای این منظور، استفاده از داشبوردهای مدیریتی است که منابع مجزا را بصورت یکجا و با گزینه‌های بصری مختلف، ارائه می‌دهند. در این‌جا ۶ دلیل برای اینکه چرا باید از داشبورد مدیریتی استفاده کنید آورده‌ایم.
-
مدیریت پیچیدگی‌های یک کسبوکار یا یک سازمان غیرانتفاعی
داشبورد مدیریتی به شما کمک میکند تا از طریق مشاهده تمامی اطلاعات مربوط به موفقیت سازمان شما به‌صورت یکپارچه و در یکجا، بفهمید چه چیزی برای سازمان شما به‌عنوان یک موجودیت واحد، مهم‌تر است. این مسئله در مورد انواع سازمان‌ها از بانک گرفته تا تولیدی‌ها صدق میکند. با دانستن اولویت‌های سازمان می‌توانید منابع محدود خود را طوری استفاده کنید که باعث ایجاد مزیت رقابتی برایتان شود.
-
ادغام اطلاعات از سراسر سازمان
با اینکه هر بخش سازمان، مسئول مدیریت اطلاعات خود است؛ اما همه این اطلاعات به یک استراتژی کلی برای سازمان منتهی می‌شوند. به کمک داشبورد مدیریتی می‌توانید به جدیدترین داده‌های بخش‌های مختلف دسترسی داشته باشید.
-
تجمیع اطلاعات کلیدی مختلف از تمام بخش‌ها
اکثر سازمان‌ها دارای نرم‌افزارهایی برای عملکردهای مختلف مانند امور مالی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، منابع انسانی (HR)، معاملات و مدیریت پروژه هستند. داشبورد مدیریتی یک راه‌حل مؤثر برای انتقال اطلاعات کلیدی هر بخش و مدیریت آنها است.
-
دسترسی فوری به اطلاعات حیاتی
درگذشته داشبوردهای مدیریتی به‌صورت ماهانه یا هفتگی چاپ می‌شدند؛ اما امروزه شما به‌صورت زنده به اطلاعات دسترسی دارید و می‌توانید آنها را از لپ‌تاپ و یا تلفن همراه خود مشاهده کنید و با دیگران به اشتراک بگذارید.
-
تسهیل مدیریت پروژه‌ها
در داشبوردهای مدیریتی شما می‌توانید ببینید که پروژه‌هایتان در کجای مسیر خود هستند و آیا اقدامات انجام شده، مؤثر واقع می‌شوند یا خیر. این بینش‌ها می‌توانند به‌صورت بصری و درصدی و یا به اشکال دیگر نشان داده شوند.
-
پیگیری جلسات مدیریتی و اقدامات برنامه‌ریزی‌شده
با نگاه به داشبورد مدیریتی قبل از جلسات مهم می‌توانید آخرین وضعیت از عملکرد تیم اجرایی را مشاهده کنید و در زمان خود و اعضای تیم صرفه‌جویی نمایید. البته به‌شرط اینکه داشبورد را به‌درستی طراحی کرده باشید.
بیشتر بخوانید: هوش تجاری چیست و چه کاربردی دارد؟
نکات مهم برای ساختن داشبورد مدیریتی
با درنظرگرفتن نکات زیر، می‌توانید داشبورد هوش تجاری مناسب خود را بسازید:
- قابل‌استفاده بودن داشبورد مدیریتی: هدف اصلی از داشبورد مدیریتی دریافت اطلاعات واضح، دقیق و هدف‌محور است. استفاده از داشبورد شما نباید نیاز به آموزش‌های پیچیده داشته باشد. هر کسی با حداقل اطلاعات کامپیوتری باید بتواند از آن استفاده کند.
- معنی‌دار بودن داشبورد مدیریتی: باید بدانید که چه KPIهایی مهم‌ترین اطلاعات را در راستای موفقیت سازمان شما نمایش می‌دهند. (معمولاً بیشتر از ۵ متریک اصلی نباید در داشبورد باشد.)
- داشبورد مدیریتی باید اطلاعات کافی نمایش دهد: البته به این معنی نیست که اطلاعات زیادی داشته باشد. تعداد زیاد ویژوال در داشبورد مدیریتی، اثرگذاری آن را کاهش میدهد.
- انتخاب ویژوال مناسب: باید بدانید که کدام ویژوال برای نمایش KPIهای شما اثرگذارتر است.
- رنگ‌بندی داشبورد: باید مواظب باشید که تضاد رنگی در داشبوردتان زیاد نباشد.
- تعیین اطلاعات مهم: باید بدانید که برای هر مدیر چه شاخص‌هایی را در داشبورد نمایش دهید. برخی اطلاعات باید تنها برای مدیران رده‌بالای شرکت نمایش داده شوند.
- به‌روزرسانی اطلاعات: مطمئن شوید که داشبورد شما توسط اطلاعات مرتبط، به طور مدام به‌روز می‌شود.
چگونگی تعیین شاخصهای عملکرد کلیدی (KPI) برای داشبورد مدیریتی
تعیین شاخصهای کلیدی عملکرد (Key Performance Indicators) برای طراحی داشبورد مدیریتی، وابسته به نیازهای شما و بخشی که در آن فعالیت می‌کنید دارد. تنها پس از تعیین آنچه را که باید اندازه‌گیری کنید و منابع اطلاعاتی مرتبط با آن است که می‌توانید به سراغ استفاده از ابزارهای داشبورد اطلاعاتی بروید. برای مثال نرخ تبدیل، درآمد، هزینه‌ها و میانگین سفارش‌ها، جزو رایج‌ترین معیارهای عملکردی برای کسب‌وکارها هستند.
معیارهای (KPI) داشبورد فروش
شاخصهای رایج برای داشبورد فروش عبارت‌اند از: رشد ماهانه، میانگین حاشیه فروش، تعداد موارد واجد شرایط فروش، نسبت تبدیل منجر به فروش، میانگین ارزش خرید، فروش با روش تماس و محصولات پرفروش هستند.
معیارهای (KPI) داشبورد دیجیتال مارکتینگ
این داشبوردها معمولاً شامل تعداد بازدیدکنندگان وب‌سایت، بازدیدکنندگان جدید و بازگشتی، قیف تبدیل، هزینه جذب مشتری، ارزش طول عمر مشتری و بازگشت سرمایه هستند. علاوه بر این، شاخصهای مرتبط با رسانه‌های اجتماعی مانند نرخ دسترسی، روند خرید و نوع مخاطب نیز مهم است.
معیارهای (KPI) داشبورد تجارت الکترونیک
در تجارت الکترونیک، تجزیهوتحلیل معیارهای فروش مانند تبدیل، درآمد یا میانگین سفارش‌ها، بازدیدکنندگان، ارزش بازدید و افراد علاقه‌مند، بسیار رایج هستند.
به‌طورکلی، در انتخاب شاخص‌ها برای داشبورد مدیریتی به این موارد توجه داشته باشید:
- KPIها باید مستقیماً با اهداف سازمان ارتباط داشته باشند. مهم‌تر از آن KPIها باید به‌صورت مستقیم به اندازه‌گیری میزان موفقیت سازمان نیز مرتبط باشند.
- زنجیره فرایندهایتان را تحلیل کنید و نقاطی که به کسبوکار شما ارزش اضافه میکنند را شناسایی نمایید. یعنی قسمتهایی از کسبوکار که به مشتری نهایی شما ارزش اضافه میکند.
- KPIهایی را انتخاب کنید که به‌راحتی اندازه‌گیری شوند و امکان خطای کالیبراسیون نداشته باشند. (اگر این‌گونه نباشد، داشبورد شما قابل‌اعتماد نخواهد بود)
- KPIها باید عددی باشند که به‌آسانی بتوان آنها را تفسیر کرد.
- همچنین می‌توانید KPIهایی تعریف کنید که مشخص کنند در مسیر درست قرار دارید یا نه. به این شاخص‌ها، شاخصهای روند می‌گویند. (مثل روند فروش در ماه‌های سال)
به یاد داشته باشید که داشبورد مدیریتی مثل یک عکس از وضعیت شرکت شما در لحظه است. شما باید آن را به‌درستی تفسیر کنید.
رادار ۳۶۰؛ راهکار همه‌کاره نمودار
مزایای داشبوردهای مدیریتی
- ارزیابی عملکرد باتوجه‌به برنامه و اقدام بر اساس آن.
- تقویت ارتباطات درون‌سازمانی. داشبوردها ابزارهای مناسبی برای بررسی عملکرد شرکت و پرسنل هستند. از این داشبوردها می‌توانید به‌عنوان پرزنتیشن در جلسات شرکت استفاده کنید.
- تقویت ارتباط برون‌سازمانی. داشبورد مدیریتی ارتباط شما به تأمین‌کنندگان و مشتریان را بهبود می‌بخشند. از آنها برای نشان‌دادن وضعیت سازمان به ذی‌نفعان نیز می‌توانید استفاده کنید.
- صرفه‌جویی در زمان. وقتی تمامی اطلاعاتی که نیاز دارید در یک صفحه قابل‌مشاهده باشد، زمان شما برای واردکردن دیتا، ساختن گزارش‌ها و ارتباط با واحدهای مختلف به هدر نخواهد رفت.
- افزایش عملکرد کارکنان. با ارزیابی عملکرد کارکنان می‌توانید خروجی منابع انسانی مثل استعدادها و میزان مشارکت آنها را رصد کنید.
- افزایش سودآوری. با فهمیدن اینکه کدام قسمت کسبوکار شما به بهبود نیاز دارد، می‌دانید که زمان، انرژی و منابعتان را در چه قسمتی باید مصرف کنید.
داشبورد ساخته شده توسط تیم نمودار
چند نمونه داشبورد مدیریتی
شما می‌توانید از داشبوردهای مدیریتی مختلف مانند داشبورد فروش یا داشبورد پروژه استفاده کنید.
-
نمونه داشبورد مدیر ارشد
این داشبورد به مدیر ارشد کمک میکند بداند چه چیزی بر ROMI تأثیر می‌گذارد، همچنین امکان ردیابی شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) را در لحظه فراهم میکند.
-
نمونه داشبورد مدیر فروش و بازاریابی
این داشبورد به مدیر فروش و بازاریابی کمک میکند تا درآمد، سود خالص، رضایت مشتری، مشتریان جدید، نرخ بازگشت و سایر معیارهای مرتبط را رصد نماید.
-
نمونه داشبورد پروژه رایگان
داشبورد پروژه شاخصهای کلیدی عملکرد مهم و پیشرفت تیم شما را برجسته میکند. این داشبورد یک ابزار مدیریت پروژه است که می‌توانید از آن برای تجسم و اشتراک‌گذاری معیارها و دریافت آمار و بینش‌های کلیدی یک پروژه خاص استفاده کنید.
-
نمونه داشبورد تجاری
داشبورد کسبوکار به شما امکان میدهد با جمع‌آوری داده‌ها از کانال‌های بازاریابی متعدد و تجسم آنها در زمان واقعی، تصمیمات تجاری آگاهانه را به‌سرعت اتخاذ کنید. می‌توانید تعداد فروش، درآمد، حاشیه سود و سودی متعلق به کسبوکار خود را به‌صورت جداول، نمودارها یا نمودارها ترسیم کنید؛ این کار شما دید عالی در خصوص شاخصهای کلیدی کسبوکار و همچنین عملکرد شما میدهد.
-
داشبورد عملکرد فروش
داشبورد عملکرد فروش ابزاری ارزشمند برای به‌حداقل‌رساندن و حتی حذف موانع رشد کسبوکار شما است. امکان سازماندهی همه پروژه‌های فروش جاری بر اساس تاریخ مقرر، فعالیت‌ها و نظرات در داشبورد فروش وجود دارد و باتوجه‌به اینکه ارزش و اولویت هرکدام می‌تواند به‌سرعت تغییر کند، شما می‌توانید در لحظه، تصمیم مناسب را اتخاذ کنید. بعلاوه، ریسک دیده‌نشدن و به تأخیرافتادن پروژه‌های کوچک نیز به حداقل می‌رسد.
-
داشبورد مالی
وقتی مسئول امور مالی یک شرکت هستید، با حجم زیادی از داده‌های مهم برای بررسی و گزارش روبرو خواهید بود که به کمک یک داشبورد مالی مناسب می‌توانید درآمد، دارایی‌ها، سرمایه در گردش و سایر KPIهای مالی را به‌سادگی رصد کنید.
جمع بندی داشبوردهای مدیریتی؛ از معرفی تا مثال
در این مقاله با هم دیدیم که داشبورد مدیریتی چیست، چه انواع کلی ای دارد، چه مزایایی دارد و چرا باید از آن استفاده کنیم. در نهایت هم چند مثال رایگان را با هم بررسی کردیم. بی‌صبرانه منتظر سوالات شما هستیم تا در اسرع وقت در قسمت نظرات، به آنها پاسخ دهیم.
سوالات متداول
- داشبورد مدیریتی چیست؟
مدیران کسبوکار با داشتن داشبورد اطلاعاتی مدیریتی که شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) سازمان را نشان میدهد، مسیر پیشروی سازمان خود را میبینند و کسبوکارشان را با داشتن اطلاعات کافی راهبری میکنند.
- داشبورد مدیریتی چه انواعی دارد؟
سه دسته کلی استراتژیک، تحلیلی و عملیاتی وجود دارد که جزییات معرفی آنها و تفاوت‌هایشان را در این مقاله می‌خوانید.
- ما برای چه قسمتهایی میتوانیم داشبورتهای مدیریتی بسازیم؟
تمام قسمتهای سازمان، از نگاه استراتژیک و کلگرا تا بررسی روزانه جزییات فروش قابل رصد هستند. پس میتوانیم برای تحلیل داده آنها، گزارشهای مناسب را داشته باشیم. تیم نمودار در کنار شماست تا از داشبورد استراتژیک تا فروش، بازاریابی، بازرگانی، توزیع و انبارداری و … را برایتان فراهم کند.
نظرات کاربران