داشبورد مدیریتی چیست و چه ویژگی هایی دارد؟

دسته بندی : فنی

1402-05-28

برای تعریف داشبورد مدیریتی ابتدا باید متوجه معنای عبارت داشبورد شویم. وقتی از داشبورد صحبت میکنیم اولین چیزی که به ذهن شنونده میرسد، داشبورد خودرو و هواپیما است. در این مقیاس داشبورد یا پنل کنترل، مجموعه ای از متریک ها است که اطلاعاتی مثل سرعت، RPM و سطح سوخت را به راننده یا خلبان نمایش میدهد که به وسیله آن میتوانند بدون اینکه چشم از مسیر خود بردارند تصمیمات سریع بگیرند. مدیران کسب و کار نیز مانند یک خلبان با داشتن داشبورد مدیریتی، مسیر پیش روی سازمان خود را می بینند و کسب و کارشان را با داشتن اطلاعات کافی راهبری می کنند.

با این تعریف، ارتباط داشبورد راننده یا خلبان و داشبورد یک مدیر کسب و کار بسیار واضح به نظر میرسد.

معمولا داشبورد مدیریتی به صورتی طراحی میشود که مدیر در یک نگاه بیشترین اطلاعات را دریافت کند.

مدیران باید بدانند که در کسب و کارشان چه اتفاقی میافتد. این در حالی است که نباید خدشه ای به عملیات روزانه آنها وارد شود. تنها در این صورت است که مدیران میتوانند بر اساس داده ها تصمیم بگیرند و در جهت داده محور شدن سازمان گام بردارند.

داشبورد مدیریتی چیست؟

در دنیای امروزه بسیار اهمیت دارد که در حجم وسیعی از دیتا، آنهایی را فیلتر کنیم که برای سازمان ما حیاتی تر است و دسترسی به آنها ما را در تصمیمگیری سریع یاری مینماید.

ویژوالی قابل فهم است که شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) یک سازمان را نمایش میدهد. این شاخص های کلیدی عملکرد هستند که نشان میدهند کسب و کار در مسیر دستیابی به اهداف خود قرار دارد یا نه.

همانطور که گفتیم، داشبورد مدیریتی مجموعه ای از اطلاعاتی که برای تصمیم گیری یک مدیر اهمیت دارد را در نمودارهای مختلف نمایش میدهد. به داشبورد مدیریتی، داشبورد استراتژیک نیز میگویند. در این داشبوردها از اطلاعات به لحظه (real-time data) استفاده میشود. مدیران به وسیله داشبورد مدیریتی، تصویر کلی از سازمان خود خواهند داشت که آن ها را قادر می سازد تا از فرصت ها استفاده کنند و قسمتهایی از کسب و کار را که نیاز به بهبود دارد، شناسایی کنند. داشبورد مدیریتی به عنوان خروجی سیستم هوش تجاری در نظر گرفته می شود.

اما چگونه این اطلاعات را انتخاب کنیم؟

انتخاب شاخص ها برای داشبورد مدیریتی:

KPIها باید مستقیما با اهداف سازمان ارتباط داشته باشند. مهم تر از آن KPIها باید به صورت مستقیم به اندازی گیری میزان موفقیت سازمان نیز مرتبط باشند.
زنجیره فرایندهایتان را تحلیل کنید و نقاطی که به کسب و کار شما ارزش اضافه میکنند را شناسایی نمایید. یعنی قسمت هایی از کسب و کار که به مشتری نهایی شما ارزش اضافه میکند.
KPIهایی را انتخاب کنید که به راحتی اندازه گیری شوند و امکان خطای کالیبراسیون نداشته باشند. (اگر اینگونه نباشد، داشبورد شما قابل اعتماد نخواهد بود)
KPIها باید عددی باشند که به آسانی بتوان آنها را تفسیر کرد.
همچنین میتوانید KPIهایی تعریف کنید که مشخص کنند در مسیر درست قرار دارید یا نه. به این شاخص ها، شاخصهای روند میگویند. (مثل روند فروش در ماههای سال)
به یاد داشته باشید که داشبورد مدیریتی مثل یک عکس از وضعیت شرکت شما در لحظه است. شما باید آن را به درستی تفسیر کنید.

بهترین روش ها برای ساختن داشبورد مدیریتی:

قابل استفاده بودن داشبورد مدیریتی: هدف اصلی از داشبورد مدیریتی دریافت اطلاعات واضح، دقیق و هدف محور است. استفاده از داشبورد شما نباید نیاز به آموزشهای پیچیده داشته باشد. هر کسی با حداقل اطلاعات کامپیوتری باید بتواند از آن استفاده کند.
معنی دار بودن داشبورد مدیریتی: باید بدانید که چه KPIهایی مهم ترین اطلاعات را در راستای موفقیت سازمان شما نمایش میدهند. (در بهروش ها بیشتر از ۵ متریک اصلی نباید در داشبورد باشد.)
داشبورد مدیریتی باید اطلاعات کافی نمایش دهد اما به این معنی نیست که اطلاعات زیادی داشته باشد. تعداد زیاد ویژوال در داشبورد مدیریتی، اثرگذاری آن را کاهش میدهد.
انتخاب ویژوال مناسب بسیار مهم است. باید بدانید که کدام ویژوال برای نمایش KPIهای شما اثرگذارتر است.
فاکتور مهم دیگر رنگبندی داشبورد است. باید مواظب باشید که تضاد رنگی در داشبوردتان زیاد نباشد.
باید بدانید که برای هر مدیر چه شاخص هایی را در داشبورد نمایش دهید. برخی اطلاعات باید تنها برای مدیران رده بالای شرکت نمایش داده شوند.

مزایای داشبورد مدیریتی:

ارزیابی عملکرد با توجه به برنامه و اقدام بر اساس آن.
تقویت ارتباطات درون سازمانی. داشبوردها ابزارهای مناسبی برای بررسی عملکرد شرکت و پرسنل هستند. از این داشبوردها میتوانید به عنوان پرزنتیشن در جلسات شرکت استفاده کنید.
تقویت ارتباط برون سازمانی. داشبورد مدیریتی ارتباط شما به تامین کنندگان و مشتریان را بهبود میبخشند. از آنها برای نشان دادن وضعیت سازمان به ذینفعان نیز میتوانید استفاده کنید.
صرفه جویی در زمان. وقتی تمامی اطلاعاتی که نیاز دارید در یک صفحه قابل مشاهده باشد، زمان شما برای وارد کردن دیتا، ساختن گزارشات و ارتباط با واحدهای مختلف به هدر نخواهد رفت.
اقزایش عملکرد کارکنان. با ارزیابی عملکرد کارکنان میتوانید خروجی منابع انسانی مثل استعدادها و میزان مشارکت آنها را رصد کنید.
افزایش سودآوری. با فهمیدن اینکه کدام قسمت کسب و کار شما به بهبود نیاز دارد، میدانید که زمان، انرژی و منابعتان را در چه قسمتی باید مصرف کنید.