مشکلات گزارش گیری در اکسل

مایکروسافت اکسل در طول سه دهه با بیش از سی میلیون کاربر در سراسر دنیا ، به عنوان ابزار محبوب بسیاری از سازمان ها جهت جمع آوری ، تحلیل و ارائه ی اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرد. نرم افزار اکسل روش های بسیاری برای تجزیه و تحلیل و انجام محاسبات در اختیار کاربران قرار داده است و حتی کاربران امکان مصورسازی داده ها در اکسل را نیز دارند.

از زمان تولد اکسل تاکنون تغییرات بسیاری صورت پذیرفته است ، افزایش چشمگیر حجم داده های کسب و کارها ، نیاز به تجزیه و تحلیل های دقیق و صحیح را اجتناب ناپذیر ساخته است. اینجاست که اتکای بیش از حد به اکسل می تواند برای کسب و کارها دردسرساز و چالش برانگیز باشد.

در ادامه نگاهی خواهیم داشت به چالش هایی که هنگام استفاده از اکسل  عموما کاربران را دچار مشکل خواهند ساخت و راهکارهای حل آن را ارائه خواهیم داد :

ریسک بالای خطای انسانی

از آنجایی که داده ها در فایل اکسل معمولا به صورت دستی وارد می شوند ، طبیعتا ممکن است منجر به اشتباهاتی گردند. یک اشتباه تایپی ساده ، فرمول اشتباه یا کپی ناقص یا اشتباه اطلاعات می تواند حتی در برخی از موارد فاجعه بار باشد.

به دلیل خطای انسانی در یک فایل اکسل ، در سال گذشته ، که ناشی از استفاده از فرمت نادرست بود ، حدود ۱۶هزار مورد کووید ۱۹ توسط سازمان بهداشت انگلستان گزارش نشد. مشکل مشابهی در سال ۲۰۰۳ به دلیل یک خطای ساده در هنگام کپی در اکسل اتفاق افتاد که منجر به ۲۴ میلیون دلار هزینه برای شرکت TransAlta در مناقصه گردید.

ابزارهای هوش تجاری ، با خودکارسازی این فعالیت ها و گزارش دهی براساس مرجع واحد از واقعیت ، خطاهای انسانی را حذف و دقت و قابلیت اطمینان به داده ها را بالا می برند.

قابلیت مدیریت داده ی ضعیف

اکسل برای مدیریت و ذخیره ی حجم بالای داده ها ساخته نشده است و در حال حاضر می تواند تنها ۱,۰۴۸,۵۷۶ در ۱۶,۳۸۴ ستون را در خود جای دهد. در واقع این ابزار برای مدیریت داده ها در سطح سازمان طراحی نشده ، بنابراین اگر با مقادیر زیاد داده ها سر و کار دارید می تواند زمان کوئری را کند کرده یا شما را نیازمند چند فایل جدا برای نگه داری داده ها نماید.

هنگامی صفحات اکسل در یک سازمان ، میان افراد مختلفی به اشتراک گذاشته شده یا کپی می شوند یا توسط برخی افراد ویرایش روی آنها انجام میشود ، خطر به اشتراک گذاری نادرست یا نسخه های قدیمی اجتناب ناپذیر است. ابزارهای هوش تجاری با استخراج داده های سازمان شما آنها را در منبعی واحد به صورت یکپارچه گردآوری خواهند کرد. این ابزارها به گونه ای طراحی شده اند که داده های با حجم بالا را نیز پشتیبانی می کنند و این بدان معناست که یک مرجع واحد از حقیقت در سازمان شما وجود دارد که همگی می توانند به آن اعتماد و اتکا کنند.

عملکرد ناکافی داشبوردها

داشبوردهای اکسل به لحاظ عملکرد در سطح پایه قرار دارند و از قابلیت به روز رسانی در لحظه برخوردار نیستند و این بدان معناست که ما تنها مصورسازی داده ها را در لحظه ی تنظیم گزارش در اختیار داریم. ضمن آن که امکان بررسی اطلاعات با جزئیات وجود ندارد چرا که اکسل تنها نتیجه ی نهایی داده ها را در اختیار ما قرار می دهد و اجازه ی عمیق شدن در آنها را نخواهد داد. به این ترتیب اغلب منجر به درک و دریافت بینش عمیقی در خصوص داده ها نخواهیم شد.

ابزارهای هوش تجاری با در اختیار قراردادن داشبوردهای تعاملی ، نمای جامع و کاملی از کسب و کار شما را در لحظه ، در اختیارتان قرار خواهند داد .

زمان بر بودن گزارش گیری در اکسل

در اکسل انجام تجزیه و تحلیل ها و گزارش گیری بسیار زمان بر است ، زیرا نیاز است که تمامی اطلاعات به صورت دستی تکمیل شوند. علاوه بر این هنگامی که با حجم بالای داده ها درگیر باشیم ، به دلیل چالش هایی که فایل اکسل ایجاد می کند ، همواره زمانی از کارمندان صرف رفع آن ها خواهد شد. با ابزارهای هوش تجاری ، علاوه بر خودکار بودن فرایندها ، بدون نیاز به دانش فنی کاربران تمامی سطوح می توانند در کمترین زمان از گزارشهای در لحظه بهره ببرند.

نتیجه گیری :

اکسل ابزاری بسیار کارآمد برای شرایطی است که برای آن ساخته شده است. هنگامی که یک کسب و کار رشد میکند ، استفاده از اکسل می تواند مدیریت و تحلیل داده ها را با چالش های فراوانی مواجه سازد. اگر در شرایطی هستید که اکسل پاسخگوی نیاز کسب و کار شما نیست ، استفاده از ابزارهای هوش تجاری بهترین گزینه برای مدیریت و خلق ارزش از داده های سازمان شماست.