گزارش‌گیری (Reporting) و هوش تجاری (Business Intelligence) به طور معمول ۲ مورد یکسان تلقی می‌گردند در حالی که تفاوت‌های بنیادینی با یکدیگر دارند و هر کدام بخشی از نیازهای یک کسب و کار را بر طرف می‌کنند که در ادامه به توضیح هر یک خواهیم پرداخت.

گزارش‌گیری

گزارش‌گیری به شما نشان می‌دهد که تا این لحظه چه اتفاقاتی در کسب و کار شما رخ داده است و وضعیت کنونی شما چیست. این موارد می‌تواند به شما کمک کند تا کارهای خود را بهینه‌تر و ساده‌تر انجام دهید.

یک گزارش ممکن است بر روی دایره‌ی محدودی از داده‌ها تمرکز کند. به عنوان مثال، گزارشی روزانه از سفارشات مشتریان که بایستی تا انتهای روز حمل شوند، به دپارتمان مربوطه کمک می‌کند تا نسبت به اقدامات لازم برای انجام سفارشات اقدام نماید.

هوش تجاری

هوش تجاری به شما نشان می‌دهد که دلایل وقایع رخ داده در کسب و کار شما چه بوده است و چگونه باید برای بهبود عملکرد کسب و کار خود در آینده عمل نمایید.

هوش تجاری این امکان را به شما می‌دهد که با بهره‌گیری از داده‌های موجود در منابع مختلف، روابطی مهم بین داده‌ها را کشف کنید که به احتمال زیاد از وجود آن‌ها مطلع نبوده‌اید. در نتیجه با این اتفاق، چشم‌اندازهای جدیدی برای کسب و کار شما ایجاد خواهد شد.

به عنوان مثال، با تحلیل عملکرد حمل و نقل در یک بازه‌ی زمانی، بررسی رضایت مشتریان و تغییرات تقاضا در فصول مختلف، شما می‌توانید به این نکته پی ببرید که در چه زمان‌هایی می‌بایست چگونه عمل کنید که سوددهی، رضایت مشتریان و وفاداری آن‌ها نسبت به کسب و کار خود را به بیشترین حد ممکن برسانید.

اصولا گزارشات از یک فرمت یکسان تبعیت می‌کنند و به همین علت، افرادی که از گزارشات استفاده می‌کنند نیازی نیست با فرمت جدیدی از گزارش در زمان‌های مختلف خود را تطبیق دهند.

اما از آن جایی که اهداف و شرایط موجود در کسب و کارها مرتبا در حال تغییر و گسترش است، گزارش‌ها نیز می‌بایست تغییر کنند. با این وجود، همچنان در بعضی از ابزارهای گزارش‌گیری، فرمت‌های موجود برای گزارش‌ها ممکن است محدود باشد و این امر می‌تواند باعث کندی روند پیشرفت سازمان و ارتباط با مشتری شود.

از سویی دیگر، ابزارهای هوش تجاری، اصولا با زیرکی و انعطاف طراحی می‌شوند و این به هنر کاربر برمی‌گردد که تا چه اندازه بتواند بین داده‌های منابع مختلف با یکدیگر ارتباط برقرار نماید و از آن‌ها اطلاعات سودمندی را استخراج کند. این امر برای افرادی که تخصص IT ندارند، با استفاده از ابزارهای موجود در نرم‌افزارهای هوش تجاری وجود دارد.