همان‌طور که اتکا به فناوری در سطح جهانی به رشد خود ادامه می‌دهد، حضور گسترده سیستمهای اطلاعاتی نیز افزایش می‌یابد. انواع سیستمهای اطلاعاتی در سازمان که اغلب به‌اختصار IS یا Information System نامیده میشوند، مجموعه‌ای از سخت‌افزار، نرم‌افزار و شبکه‌های مخابراتی هستند که افراد برای جمع‌آوری، پردازش، ایجاد و توزیع داده‌های مفید از آنها استفاده میکنند. با توسعه فناوری، سیستمهای اطلاعاتی تکامل‌یافته‌اند تا به ستون فقرات سازمانها تبدیل شوند. سازمان‌هایی که از سیستم اطلاعاتی برای اتخاذ تصمیمات آگاهانه و مبتنی بر داده بهره می‌برند، بدون شک نسبت به سازمان‌هایی که با سیستم اطلاعاتی در سطح سنتی کار میکنند، مزیت دارند. در این مقاله، با تعریف و انواع سیستمهای اطلاعاتی در سازمانها آشنا خواهید شد و با چند مثال برای سیستمهای اطلاعاتی مدیریت، به درک بهتری از آن می‌رسید.
رادار ۳۶۰؛ راهکار همه‌کاره نمودار!
سیستمهای اطلاعاتی خطای انسانی را از طریق اتوماسیون فناوری و الگوریتم‌ها کاهش می‌دهند. علاوه بر این، با سیستمهای اطلاعاتی، می‌توانید مقادیر زیادی داده را از مشتریان، فروشندگان، بازاریابان، رقبا و سایر صنایع جمع‌آوری کنید. از آنجایی که سیستمهای اطلاعاتی در انجام تحقیقات، بسیار کارآمد هستند، شما می‌توانید بوسیله نتایج آنها از رقبایتان جلو بزنید؛ چرا که آنها موجب بهینه‌شدن عملیات جمع‌آوری و تجزیهوتحلیل داده‌ها و در نتیجه، بهبود روابط با مشتریان و سایر ذینفعان میشوند. همچنین، این سیستم‌ها به تولید دانش برای تصمیم‌گیری بهتر کمک زیادی میکنند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار Power BI چیست؟
سیستمهای اطلاعاتی شامل پنج عنصر اصلی سخت‌افزا، نرم‌افزار، داده، مردم و فرایند هستند که در اینجا درباره هرکدام توضیح داده‌ایم:
سخت‌افزار، ملموس‌ترین عضو یک سیستم اطلاعاتی است و به جنبه‌های فیزیکی فناوری اشاره دارد. رایانه، تبلت، تلفن همراه و هارددیسک، همگی نمونه‌هایی از سخت‌افزار سیستم اطلاعاتی هستند. سخت‌افزار برای اثربخشی یک سیستم اطلاعاتی بسیار مهم است؛ چرا که بیشتر نرم‌افزارها و داده‌ها از طریق سخت‌افزار قابل‌دسترسی هستند.
نرم‌افزار مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها است که به سخت‌افزار می‌گوید چه کاری را انجام دهد. بر خلاف سخت‌افزار، نرم‌افزار ملموس نیست و شما نمی‌توانید آن را لمس کنید. نرم‌افزارها به دودسته نرم‌افزارهای سیستم‌عامل و نرم‌افزارهای کاربردی تقسیم میشوند؛ دسته اول، برای ارتباط با سخت‌افزار است (مانند مایکروسافت ویندوز) و دسته دوم، شامل همه برنامه‌های کاربردی موجود در سیستم اطلاعاتی شما (مانند آنتی‌ویروس و مایکروسافت اکسل) می‌شود.
سومین جزء یک سیستم اطلاعاتی، داده است. داده‌ها در واقع، مجموعه‌ای از حقایق و اطلاعات هستند که به‌خودی‌خود، فایده چندانی برای سازمانها ندارند؛ اما پس از سازمان‌دهی و تجزیهوتحلیل، تبدیل به کلید موفقیت یک سیستم اطلاعاتی و به‌تبع آن، کل مجموعه میشوند.
هنگام درنظرگرفتن سیستمهای اطلاعاتی، نباید صرفاً به جنبه فناورانه آن یعنی سخت‌افزار، نرم‌افزار و داده توجه کرد؛ بلکه برای درک عملکرد آنها ضروری است که به ادغام آنها در سازمان نگاه کنیم. به این منظور، نیاز است تا افراد درگیر در سیستمهای اطلاعاتی را در نظر بگیریم و بر جنبه انسانی آن تمرکز کنیم؛ چرا که تمامی افراد درگیر از کارگران خط عملیاتی گرفته تا مدیران ارشد، دراین‌بین دخیل هستند.
آخرین جزء یک سیستم اطلاعاتی فرایند است. یک فرایند، مجموعه‌ای از مراحل است که برای دستیابی به یک هدف انجام میشوند. امروزه سیستمهای اطلاعاتی، بیش‌ازپیش با فرایندهای سازمانها یکپارچه شده‌اند که موجب بهره‌وری و کنترل بهتر فرایندها شده است. بااین‌حال، نباید به خودکارسازی فرایندها به‌وسیله فناوری قانع شوید؛ چرا که برای استفاده مؤثر کسب‌وکارها از سیستمهای اطلاعاتی، باید اقداماتی همچون “مهندسی مجدد فرایند کسب‌وکار” و “مدیریت فرایند کسب‌وکار” باهدف بهبود فرایندهای درونی و بیرونی (مانند ارتباط با تأمین‌کنندگان و مشتریان) را نیز در نظر بگیرید.
امروزه در سازمان‌های مختلف، شاهد انواع سیستمهای مدیریت اطلاعات هستیم که هر کدام برای چالش‌ها و امور مربوط به آن سازمان ایجاد شده است. در نتیجه دسته‌بندی سیستمهای اطلاعاتی بستگی به شیوه تقسیم‌بندی فعالیتها و مسئولیت‌ها در سازمان دارد. در بیشتر سازمانها، انواع Information System از یک سلسله مراتب پیروی میکنند که به آن «مدل هرمی» می‌گویند، چرا که روش طراحی سیستمهای اطلاعاتی در سازمان بازتاب فعالیت‌هایی است که در سطوح مختلف سازمان وجود دارد.
به عنوان مثال، این مدل هرمی سه سطحی بر اساس انواع تصمیم‌گیری‌های گرفته شده در سطوح مختلف سازمان است.
مدل هرم سه سطحی بر اساس نوع تصمیمات اتخاذ شده در سطوح مختلف در سازمان
به طور مشابه، با تغییر معیار دسته‌بندی به داده، اطلاعات و دانشی که در سطوح سازمان در جریان است، می‌توان مدل ۵ سطحی را ارائه داد:
مدل هرم پنج سطحی بر اساس نیاز پردازش سطوح مختلف در سازمان
بیشتر بخوانید: پیاده سازی تم فارسی Power BI
از آن‌جایی‌که چندین نسخه‌ي مختلف از مدل هرمی وجود دارد، متداول‌ترین آن مدل چهارسطحی است که بر اساس افرادی است که از سیستم‌ها استفاده میکنند. وقتی بر اساس افراد دسته‌بندی می‌کنیم، سایر ویژگیها مثل فعالیتها و نیازمندی‌های اطلاعاتی نیز در مدل در نظر گرفته می‌شود.
مدل هرم چهار سطحی بر اساس سطوح مختلف سلسله مراتب در سازمان
می‌خواهیم ببینیم در مدل چهارسطحی که در بالا به آن اشاره شد، تفاوت ميان سیستم‌ها چیست.
Transaction Processing Systems که به آن ها سیستمهای پردازی تراکنش گفته می‌شود، سیستمهای سطح عملیاتی هستند که در پایین‌ترین سطح هرم قرار دارند و مستقیم توسط کارکنان مغازه‌ها یا کارمندان خط مقدم اداره میشوند. این سیستم‌ها داده‌ي کلیدی برای مدیریت عملیات را فراهم میکنند. این داده‌ها معمولا از طریق پیگیری فعالیت‌های سطح پایین و تراکنش‌های ابتدایی اتومات یا نیمه اتومات به دست می‌آید.
⦁ سیستمهای حقوق و دستمزد
⦁ سیستمهای پردازش سفارش
⦁ سیستمهای رزرواسیون
⦁ سیستمهای کنترل موجودی
⦁ سیستمهای پرداخت و انتقال وجه
⦁ تولید اطلاعات برای سیستمهای دیگر
⦁ Cross Boundaries
⦁ استفاده شده توسط پرسنل عملیاتی + سطوح سرپرستی
⦁ بازده محور
Management Information System که به آن سیستم اطلاعاتی مدیریت گفته می‌شود در بسیاری از سازمان‌های تجاری وجود دارد و گاها می‌بینیم که افراد، سایر سیستمهای اطلاعاتی را با آن اشتباه می‌گیرند. با این حال در مدل هرم چهار سطحی ما، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت (MIS)، توسط مدیران میانی استفاده میشوند و آنها به وسیله‌ي این سیستم‌ها از مسیری که سازمان در کوتاه مدت و میان مدت می‌پیماید، اطمینان مي‌يابند. یک سیستم ساختاریافته به مدیران این امکان را می‌دهد که عملکرد سازمان را با مقایسه خروجی‌های کنونی و قبلی، ارزیابی کنند.
⦁ سیستمهای مدیریت فروش
⦁ سیستمهای کنترل موجودی
⦁ سیستمهای بودجهبندی
⦁ سیستمهای گزارش مدیریت (MRS)
⦁ سیستمهای پرسنلی (HRM)
⦁ بر اساس جریان اطلاعات داخلی هستند
⦁ از تصمیمات تقریبا ساختاریافته پشتيباني مي‌كنند
⦁ غیرمنعطف‌اند و ظرفیت تحلیلی پایینی دارند
⦁ توسط مدیران میانی و مدیران سطوح پایین استفاده میشوند
⦁ بیشتر از آینده با اکنون و گذشته سر و کار دارند
⦁ بازده‌محور هستند
Decision Support System یا همان سیستم پشتیبان تصمیم، یک سیتم دانش‌محور است که توسط مدیران ارشد استفاده می‌شود و امکان ایجاد دانش و یکپارچگی آن در سازمان را فراهم می‌کند. این سیستم‌ها برای تحلیل ساختار کنونی اطلاعات استفاده میشوند و باعث میشوند مدیران اثرات تصمیمات‌شان در آینده را مدیریت کنند. سیستمهای پشتیبان تصمیم (DSS)، تبادلی هستند و برای حل مشکلات ساختاریافته از آنها استفاده میشوند؛ همچنین امکان دسترسی به دیتابیس، ابزارهای تحلیلی، شبیه‌سازی “What if” و پشتیانی از تبادل اطلاعات را در سازمان دارند.
⦁ سیستمهای پشتیبانی تصمیمات گروهی (GDSS)
⦁ کار مشارکتی با استفاده از کامپیوتر
⦁ سیستمهای لجستیک
⦁ سیستمهای برنامهریزی مالی
⦁ مدل‌های Spreadsheet
⦁ پشتیبانی از ساختار بیمار یا تصمیمات نیمه ساختار یافته
⦁ داشتن ظرفیت تحلیلی یا/ و مدلسازی
⦁ استفاده شده توسط سطوح مدیریت ارشد
⦁ سر و کار داشتن با پیش بینی آینده
⦁ خروجی‌محور بودن
Executive Information Systems، سیستمهای اطلاعاتی در سطح استراتژیک هستند و در بالاترین سطح هرم قرار دارند. اين سيستم‌ها به مدیران ارشد کمک میکنند تا محیط عملیاتی سازمان را تحلیل کنند و روند طولانی‌مدت سازمان را بشناسند و طبق آن برنامهریزی کنند. معمولا ساختار سیستمهای اطلاعات سازمان (EIS)، ضعیف بوده و از منابع داخلی و خارجی وارد می‌شود. این سیستم‌ها مستقیما توسط مدیران ارشد استفاده میشوند و نیازی به واسطه ندارند. همچنین به راحتی بر اساس نیاز افراد قابل تنظیم هستند. این سیستم‌ها داده و اطلاعاتی که در منابع خارجی و داخلی MIS و TPS وجود دارند را جهت پشتیبانی کردن از مدیران ارشد و توسعه توانایی آنها، مدیریت کرده و ارائه می‌دهند.
این سیستم‌ها معمولا با توجه به نیازمندی افراد شخصی‌سازی و طراحی میشوند. با این حال، تعدادی پکیج EIS نیز وجود دارد که سازمانها از آنها به صورت ماژول‌های شخصی‌سازی شده در سطوح مختلف استفاده میکنند.
⦁ به آسانی قابل استفاده‌اند
⦁ آینده را پیش بینی میکنند
⦁ خروجی محورند
⦁ بسیار منعطف‌اند
⦁ از تصمیمات ساختار نیافته پشتیبانی میکنند
⦁ از منابع داخلی و خارجی داده استفاده میکنند
⦁ تنها در سطوح مدیریت ارشد استفاده میشوند
بیشتر بخوانید: Business Intelligence یا هوش تجاری
ساختن یک سیستم اطلاعاتی نیازمند آشنایی با چرخه عمر توسعه نرم‌افزار یا همان SDLC است. این چرخه به تیم‌های فناوری کمک می‌کند تا سیستمهای اطلاعاتی را به طور موثر بسازند و از آن یاد بگیرند. این مراحل شامل برنامهریزی (Planning)، تحلیل و بررسی (Analysis)، طراحی (Design)، پیاده سازی (Implementation)، آزمایش (Testing)، نگهداری (Maintenance) و بازخور (Feedback) هستند.
چرخه عمر توسعه نرم‌افزار (SDLC)
در این مقاله، توضیح کامل با مثال TPS یا سیستمهای پردازی تراکنش، MIS یا سیستم اطلاعاتی مدیریت، DSS یا سیستم پشتیبان تصمیم، EIS یا سیستمهای اطلاعاتی در سطح استراتژیک را که انواع مختلف یک IS هستند، میخوانید.
در این مقاله، درباره نقش ۵ عنصر مهم سخت افزار، نرم افزار، داده‌ها، افراد و فرآیندها صحبت کرده‌ایم که اجزای اصلی یک Information System هستند.
سلام و وقت بخیر
رفرنس مطالب رو لطف میکنین بزارین ؟
سلام همراه گرامی
منبع تمامی مطالب در انتهای متن درج شده است.
موقع جيد ومفيد